Por enquanto só orações.

Tecnologias em 2001

1 – Gerenciamento Eletrônico de Documento;

Os sistemas de GED permitem gerenciar uma imensa quantidade de documentos utilizados no Instituto, tais como: documentos em Word, Excell, desenhos de engenharia, e-mails, formulários etc. Esse mundo de documentos, sem gerenciamento implica em muitos gastos com cópias de diversas versões, duplicação de arquivos e custos desnecessários com armazenamento.

O GED é um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento de documento de forma digital. É formado pelas seguintes tecnologias:

-         Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens: É a tecnologia que permite gerenciar imagens de documentos provenientes de papel ou microfilmagem;

-         Document Management ou Gerenciamento de Documentos: Tecnologia originalmente utilizada para gerenciar documentos de engenharia e normas técnicas, sendo uma exigência da ISO9000. Permite a rastreabilidade das alterações dos documentos;

-         COLD/ERM ou Gerenciamento de relatórios empresariais: Tecnologia que permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital, normalmente em discos óticos.

-         Forms Processing ou Processamento de formulários: Tecnologia de processamento eletrônico de formulários que permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-los com campos nos bancos de dados.

-         Workflow: Tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio dentro da organização

-         KM ou Gerenciamento do conhecimento: Tecnologia que informatiza o processo de obter, gerenciar e compartilhar a experiência e especialização dos funcionários, com o objetivo de ter acesso à melhor informação no tempo certo.

As características de um sistema GED atualmente são:

-         Categorização dos documentos;

-         Tabela de temporização;

-         Movimentação da imagem do documento;

-         Controle do acesso físico ao documento;

-         Nível de segurança entre usuários;

-         Criptografia de documentos;

Por se tratar de uma tecnologia advinda da necessidade de informatização dos processos de gestão, daremos mais ênfase à tecnologia de workflow dentro do GED.

Workflow

A tecnologia de workflow é, hoje, uma oportunidade rara de mudança na infra-estrutura de informação corporativa, visando melhor alinhamento dos objetivos finais das organizações.

É a aplicação mais inteligente da tecnologia da informação, integrada a processos como catalisador de mudança organizacional.

Tendo-se como base a utilização de níveis de acesso, assinatura eletrônica e outras técnicas,  um grande obstáculo que podemos encontrar na implantação desta tecnologia é a cultura dos usuários pois o simples fato de passar um documento por ele ou visualizá-lo já pode caracterizar vários fatos, tais como: data de acesso, assinatura, tempo de permanência em seu poder etc.

Esses fatos são parametrizados no sistemas de workflow para cada processo que for implantado.

No INSTITUTO, todos os processos de gestão devem, quando possível:

-         ser informatizados tendo como infra-estrutura básica a INTRANET do Instituto;

-         ser reanalisados e transformados de modo a facilitar o acesso distribuído às informações;

-         estar integrados às bases de dados corporativos;

-         facilitar o acompanhamento, controle e monitoramento dos resultados, além de fornecer a métrica utilizada para todos os usuários;

-         integrar, quando possível, o processo com o processamento de imagem;

As características de um Sistema de Workflow atualmente são:

-         Flexível: Capacidade de adaptação às necessidades e características do negócio;

-         Atualizado: Trabalhar em ambiente WEB;

-         Seguro: Introdução de níveis de segurança, desde o usuário final até o gerente do processo;

-         Amigável: Facilidade de modelar e definir as etapas do processo de forma gráfica;

-         Integração: Independência da Base de Dados;

-         Integridade: Criptografia das informações;

No INSTITUTO os processos de gestão devem ser reanalisados e adaptados ao contexto de Workflow tornando-os eficientes e eficazes.

Podemos citar os seguintes processos: requisição de compras, solicitação de transporte, solicitação de diárias, reserva de itens bibliográficos, aquisição de itens bibliográficos, solicitação de passagens aéreas entre outros.

2 – CRM – Relacionamento com os clientes e fornecedores

Através da extranet é possível implantar uma comunicação direta com os clientes e fornecedores. O objetivo é reforçar a parceria entre as partes e manter um relacionamento estreito. A tendência entre as empresas é unirem esforços objetivando minimizar custos e otimizar a comunicação e trâmite de documentos e produtos.

3 – Comunicação interpessoal

Telefonia

Basta discar um determinado número e a ligação DDD passa a ser feita através do Backbone do Instituto. O custo total de uma ligação, dessa forma, fica reduzido pois se utiliza de uma ligação já existente;

Sistema de Mensageria

Sistema que garante o envio, recebimento e acompanhamento de mensagens através de redes de computadores.

O sistema de Mensageria do INSTITUTO será em um único ambiente servidor de e-mail  segundo as diretrizes definidas, entre as quais:

-         Economia de infra-estrutura física;

-         Economia de infra-estrutura software e peopleware;

-         Economia em treinamentos, padronização e segurança;

-         Centralização da Administração do Serviço de Mensageria;

-          

Determinados tipos de mensagens devem ser enviados via aplicativo específico de workgroup;

Serviço de E-mail

A estrutura de gerenciamento de e-mail deve ser única;

O aplicativo para envio e recebimento de e-mail deve ser padronizado dentro de Instituto;

Deve ser utilizado de forma estritamente profissional;

Deve ser obrigatório a todos os profissionais;

Aos profissionais do Instituto é obrigatório o uso de sinalizador de chegada de mensagem;

Sistema de Comunicação Colaborativa

Implantação de Ambiente de comunicação instantânea e colaborativa. Esse ambiente colaborativo facilita o engajamento das pessoas na solução dos problemas que surgem durante o ciclo de vida dos processos.

4 – Gestão do Conhecimento e do Capital Intelectual

§         Analisar as Novas Tendências em Educação nas Empresas;

§         Apresentar Alternativas para Gestão do Conhecimento e do Capital Intelectual;

§         Discutir Formas de Viabilização do Conceito de Universidades Corporativas, o Principal Instrumento da Gestão do Capital Intelectual;

§         Propiciar a implantação de patentes dos projetos e produtos;

Participação em Seminários e Congressos;

Índice de Produtividade de Artigos indexados ou não.

GESTÃO DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DE DADOS

Considerando :

-  as atribuições do Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados – CGICD;

-  as atribuições, atualmente em vigor, do Serviço de Recursos Computacionais – SRC;

-  a tendência em outras instituições – e mundial – para a organização da área de Informática;

-  a literatura a respeito do assunto Gestão da Informática e Informação;

-  a situação atual e os aspectos culturais do instituto;

e mais os seguintes aspectos:

A informática, é um recurso imprescindível para qualquer organização e pode-se dizer, também para qualquer pessoa, pois propicia o uso de informações rápidas e eficientes para tomar decisões tornando essencial para o desempenho das atividades. Neste caso, estamos considerando apenas os recursos da tecnologia de informática e a infra-estrutura utilizadas especificamente para a gestão de processos e atividades administrativas as quais são compartilhadas por toda a comunidade do Instituto.

A informática no Instituto está segmentada entre suas diversas unidades, tais como, CPT, SERE, LIT, CAD, CRC etc., e cada uma delas administra seus recursos de acordo com suas peculiaridades, inclusive de uma forma autônoma.

O Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados – CGICD é o fórum de uso comum de todo o Instituto  com as atribuições principais de : elaborar políticas e diretrizes, coordenar a contratação de serviços, buscando as melhores soluções técnicas e a otimização dos recursos envolvidos, assessorar a Comissão Permanente de Licitação na aquisição de equipamentos etc.

O Serviço de Recursos Computacionais – SRC atende somente a área administrativa, mais especificamente às Unidades SID, SAS, SIA, CPN, com a manutenção de sistemas que automatiza apenas as atividades operacionais locais, atuando até hoje da mesma forma que há anos faziam os chamados CPD’s. Suas atividades concentram-se na manutenção e adaptação de sistemas administrativos localizados.

Até hoje a abrangência dos sistemas não supri a demanda de informações para tomada de decisões a todos os níveis hierárquicos. Para redirecionar o escopo de atuação, os seus técnicos, analistas de sistemas, devem ser capacitados para atuarem como analistas de negócios, com visão institucional.

Além disso, como a informática não é área finalística do Instituto, o desenvolvimento, aquisição e implantação de sistemas deve ser visto como um recurso a ser gerenciado. Não há mais sentido o desenvolvimento de sistemas de abrangência institucional, internamente, tendo em vista o alto custo para a manutenção de equipes especializadas. Além do que, a evolução da tecnologia computacional avança em passos gigantescos, havendo dificuldades para o acompanhamento dessa evolução.

A informática dispõe hoje de diversas ferramentas e tecnologia que torna muito difícil, para uma equipe interna, o acompanhamento do desenvolvimento se comparada com uma empresa especificamente destinada para tal fim.

Portanto, neste caso, o desenvolvimento de sistemas institucionais deve ser deixado a cargo de empresas especializadas, que possuem pessoal altamente qualificado que se utiliza de técnicas e ferramentas mais atualizadas. Este serviço deve ser acompanhado por equipes internas designadas “ad hoc”  composta de analistas de sistemas, pertencentes às diversas unidades organizacionais do Instituto, com a finalidade de absolver a tecnologia utilizada e analistas de negócios com a finalidade de gerenciar o desenvolvimento.

As atividades de gerenciamento de Servidores de Aplicativos, da Internet, de Banco de Dados e de Correio Eletrônico são atividades que requerem melhor desempenho e o SRC pode prover se capacitado. É necessário prover a segurança: de acesso aos bancos de dados corporativos, às mensagens recebidas e enviadas via e-mail, às páginas do “site” Institucional, da manutenção da configuração dos Servidores de modo a otimizar seu desempenho e manutenção. É uma atividade que pode ser executada, seguramente por  técnicos responsáveis, com treinamento adequado e comprometidos com essa função.

Hoje os servidores de e-mail estão comprometidos, tendo sido utilizados para distribuição de mails comerciais; não têm a segurança necessária para o trânsito de informações e documentos confidenciais do Instituto.  

Quanto a administração de Rede, é necessário delinear melhor suas atribuições e as Redes Locais; Rede é o conjunto formado pela espinha dorsal (cabos e fibras óticas) que  interliga as Redes Locais, existentes no campus do Instituto e, pelo nó (equipamentos) de conexão com a FAPESP. Rede Local é aquela formada por um servidor de rede e os equipamentos, em geral micros, conectados a ele, formando um conjunto fechado.  

Cada nó desta rede é administrado por uma pessoa distinta, em suas unidades, o que dificulta o aprimoramento da qualidade dos serviços.

O Instituto, adquiriu um software para gerenciamento de rede, porém nunca foi utilizado. Esse software fornece recursos ao administrador para maximizar o desempenho da rede, conhecendo e solucionando os obstáculos que dificultam o trânsito de informações.

O Instituto, como provedor de acesso, tem ligação direta com a FAPESP que é o órgão responsável pela gestão da Internet no país. Deve, portanto, participar mais politicamente junto à FAPESP e de outros fóruns sobre redes objetivando abertura de novos canais e trazer novos recursos.    

Conforme a Estrutura Organizacional vigente, somente na CAD existe uma Unidade para as atividades relativas a informática; nas demais unidades essas atividades, muitas vezes, são executadas pelos próprios usuários e/ou por grupos de pessoas com treinamento específico, porém sem uma coordenação geral com fins organizacionais. 

Solução: Gestão Integrada de Recursos de Informática e Comunicação de Dados

Alguns recursos e atividades relativas a informática e comunicação de dados, de uso comum de todos, devem ser gerenciados de forma centralizada de forma a atender as necessidades das Unidades Organizacionais e dos usuários, porém dentro do contexto e finalidade do Instituto. São aqueles recursos e atividades de interesse comum, na comunidade do Instituto, que através de um gerenciamento com visão institucional proporcionam condições para o alcance dos seguintes objetivos :

·         minimizar recursos (custos) com aquisição de equipamentos, serviços e sistemas;

·         proteger a propriedade intelectual no Instituto;

·         minimizar superposição de atividades e redundância no armazenamento de informações;

·         integrar sistemas e informações ;

·         divulgar e disponibilizar informações e dados de interesse comum;

A Gestão dos Recursos de Informática e Comunicação de Dados, no Instituto, deve ser atribuição de uma equipe cujas responsabilidades são as seguintes :

-          coordenar, propor, especificar e supervisionar a implantação de soluções de Tecnologia de Informática;

-          coordenar o desenvolvimento, aquisição e implantação de sistemas de cunho administrativo e de abrangência institucional – não departamental;

-          coordenar a aquisição, disseminação e distribuição de bens e serviços de informática e comunicação de dados aos usuários finais;

-          coordenar e promover contratos de parcerias, com órgãos públicos e privados, para definição, desenvolvimento, aquisição e implantação de software, aplicativos e equipamentos de informática para quaisquer fins dentro do Instituto, tanto da área meio como da área fim;

-          gerenciar a Rede INPE – backbone – e a rede segura da Direção do Instituto;

-          gerenciar o Servidor de correio eletrônico e outros servidores institucionais, da Internet, da Intranet, de Banco de Dados e de Aplicativos objetivando sua segurança e otimização;

-          acompanhar a tecnologia disponível no mercado, selecionando e propondo soluções aos negócios do Instituto;

-          gerenciar a segurança dos recursos computacionais, selecionando, elaborando e implantando soluções para uso no campus do Instituto, acompanhando a evolução tecnológica disponível no mercado;

-          interagir e dar apoio ao Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados – CGICD;

-          administrar os contratos relativos à comunicação : FAPESP, EMBRAER, TELEFÔNICA etc;

Parte da equipe técnica do SRC deve redefinir e otimizar suas atribuições de apoio e de manutenção dos equipamentos Servidores Institucionais, mantendo treinamentos e capacitação de seu pessoal para atingir os objetivos descritos. Alguns analistas de sistemas devem manter suas atividades diretamente nas unidades para as quais hoje prestam serviços.

Devido a ausência de uma Gestão centralizada da Informática (cada um per si) um orçamento vultoso, de origem do Tesouro ou de Fundações, está sendo mal aplicado na aquisição de software, hardware e peopleware, tais como:

-          Equipamentos que retornam ao fabricante, para troca, por falta de zelo na especificação;

-          Treinamento e capacitação de pessoal não continuados e mal planejados;

-          Os Sistemas de Controle de Compras e Almoxarifado (SSA);

-          Sistema de Controle Ambulatorial (SAS);

-          Sistema de Controle de Processos Jurídicos (AJR);

-          Sistema de Controle de Acesso ao Instituto (SIA);

-          Sistema de Prontuário Digital de Servidores (CRH);

-          Software básicos adquiridos no varejo, sem planejamento e sem visão institucional;

-          Software incompatível e obsoleto; 

-           etc

Por fim, acreditamos que, independente da criação ou definição de uma Unidade Organizacional com esse objetivo de Gerir a Informática e Comunicação de Dados neste Instituto, muito já pode ser feito, se a Direção se utilizar (da assessoria) do auxílio desta equipe e das atribuições e responsabilidades do Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados respaldando suas diretrizes e formulações que devem vir ao encontro da Missão deste Instituto.

Vale lembrar que, por motivos culturais, incredulidade nas responsabilidades adquiridas ou da prática da cidadania, pouco foi feito por nós para otimizar esse Processo de Gestão da Informação mas, já é um começo de interesse e responsabilidade esse levantamento e sugestão que aqui apresentamos.

Post Nubila Phoebus (Depois da tormenta a bonança)

 Copyright 2001 – Luis Du Champs

Projeto: Modernização dos Processos de Gestão

Diagnóstico:

            1 – Os profissionais de gestão estão muito voltados para a rotina operacional, quando deveriam dar suporte ao planejamento estratégico do Instituto;

            2 – As decisões estão ficando mais complexas e menos técnicas. As informações necessárias são menos numéricas e mais abstratas e, por isso, os profissionais devem reformular suas atividades de modo a subsidiar a alta administração e o negócio do Instituto;

            3 – É necessário um processo de desenvolvimento contínuo para manter e acompanhar as necessidades dinâmicas do Instituto, bem como as necessidades dos profissionais como indivíduos;

            4 – O modelo atual de gestão de negócios não acompanha o dinamismo e a evolução do mercado e nem de suas áreas fins;

5 – A metodologia de comunicação interpessoal e a cultura tradicional impedem a disseminação de informação com a velocidade necessária para a eficácia das atividades.

Diretrizes básicas

-         Como todo processo, deve ter um início e uma realimentação contínua de forma a preservar a finalidade desse processo;

-         Como formulado nas Diretrizes Gerais : “O INPE adotará uma estratégia de não-verticalização de suas atividades, procurando contratar empresas especializadas para suprir suas necessidades de serviços e produtos.”

-         Acompanhar a tendência mundial na gestão de negócios do Instituto;

Definição de Reengenharia

“A reengenharia é o repensar fundamental e a reestruturação radical de um processo que visam alcançar drásticas melhorias em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade”.

Conceito de Reengenharia

“É uma das etapas da implementação de mudanças nas organizações, que visa construir um novo modelo de funcionamento dos processos organizacionais com base na utilização da Tecnologia de Informação, como recurso estratégico e integrador. Constitui-se, assim, em uma nova abordagem da organização do trabalho”.

Objetivo do Plano de Modernização

            Criar um mecanismo de trabalho que visa periodicamente reanalisar os processos de gestão com vistas a aplicação de inovações tecnológicas de gerenciamento da informação objetivando a otimização das atividades, redução de custos e a eficácia na obtenção dos resultados.

Objetivos do Processo de Modernização

-         Reavaliar o processo de modernização com o objetivo de manter sua eficácia;

-         Reduzir os custos operacionais com os negócios, através da coordenação de processos e do gerenciamento de informação;

-         Promover como catalisador, a constante evolução das suas atividades meio e fins e da capacitação de pessoal;

-         Adquirir autonomia na gestão dos recursos de Tecnologia de Informação;

Pressupostos:

-         Formação de grupos de ação de nível tático e operacional;

-         Utilização de metodologia da reengenharia de processos ou a mais
atualizada;

-         Utilização da Tecnologia de Informação;

-         Capacitação e engajamento do pessoal envolvido;

-          

 Aspectos abordados na modernização:

-         Gestão da Tecnologia da Informação;

-         Gestão de Pessoal;

-         Gestão da Infra-estrutura Física;

Gestão da Tecnologia da Informação

Pretende-se com a gestão da TI tornar os sistemas, integrados, de forma a suprir a demanda de informações de apoio à tomada de decisões a todos os níveis hierárquicos do INPE.

De forma planejada todos os sistemas, adquiridos ou desenvolvidos internamente deverão fornecer automaticamente subsídios para a Gestão Estratégica do INPE. 

O acompanhamento da evolução da tecnologia computacional será feito com a profundidade suficiente para o alcance das metas do INPE sem a preocupação de alcançar a excelência em desenvolvimento de sistemas e serviços, mas com a excelência na utilização de sistemas e serviços computacionais.

O desenvolvimento, a aquisição e implantação de sistemas serão vistos como um recurso a ser gerenciado. A informática dispõe hoje de diversas ferramentas e tecnologia que torna muito difícil, para uma equipe interna, o acompanhamento do desenvolvimento se comparada com uma empresa especificamente destinada para tal fim.

O desenvolvimento de sistemas será deixado a cargo de empresas especializadas, que possuem pessoal altamente qualificado que se utiliza de técnicas e ferramentas mais atualizadas e deverá ser acompanhado por equipes internas designadas “ad hoc”  composta de analistas de sistemas, pertencentes às diversas unidades organizacionais do INPE, com a finalidade de absolver a tecnologia utilizada e analistas de negócios com a finalidade de gerenciar o desenvolvimento.

Deve ser formada uma equipe de estudos e análise das necessidades do Instituto, relacionadas a TI e as diversas metodologias desenvolvidas para o melhor gerenciamento dessa área no mercado.

As organizações, a princípio, iniciam essas atividades internamente até que detectam sua falta de eficácia. No caso das atividades da área de TI já é consenso que as organizações devem manter, em seus quadros de funcionários, apenas os responsáveis pela administração das atividades desenvolvidas por terceiros e gerenciá-las de forma a mantê-las na direção dos objetivos do negócio das suas organizações.

Algumas das razões para isso:

§         O custo começa a ser tornar alto, devido a constante evolução dos mecanismos de controle da área de informática;

§         A velocidade da evolução da tecnologia adotada nos equipamentos e a quantidade de software, sistemas e pessoal envolvidos;

§         Os cursos para os responsáveis pelo desempenho das atividades dessa área, são muitos e caros;

§         Nessa área se encontram diversas atividades que requerem especializações constantes para sua eficácia. Devido a isso houve um crescimento, no mercado, de empresas de consultorias e fornecedoras de soluções para cada especialização.

As organizações já vislumbraram que a adoção de parceria com fornecedor é o melhor caminho para a obtenção de melhor taxa benefício vs. custo na gestão de TI. Para tanto a equipe de TI deve promover contratos de modo que a evolução da tecnologia e o fornecimento das atualizações do parque tecnológico dentro da organização seja preocupação de empresas parceiras, terceirizadas, que estejam sintonizadas com as suas necessidades. Muitos dos requisitos para aquisição de tecnologia podem ser parametrizadas e, portanto pré-definidas e contratadas, minimizando várias etapas dos processos de licitações, compras, recebimento etc.

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