Tecnologias em 2001
1 – Gerenciamento Eletrônico de Documento;
Os sistemas de GED permitem gerenciar uma imensa quantidade de documentos utilizados no Instituto, tais como: documentos em Word, Excell, desenhos de engenharia, e-mails, formulários etc. Esse mundo de documentos, sem gerenciamento implica em muitos gastos com cópias de diversas versões, duplicação de arquivos e custos desnecessários com armazenamento.
O GED é um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento de documento de forma digital. É formado pelas seguintes tecnologias:
- Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens: É a tecnologia que permite gerenciar imagens de documentos provenientes de papel ou microfilmagem;
- Document Management ou Gerenciamento de Documentos: Tecnologia originalmente utilizada para gerenciar documentos de engenharia e normas técnicas, sendo uma exigência da ISO9000. Permite a rastreabilidade das alterações dos documentos;
- COLD/ERM ou Gerenciamento de relatórios empresariais: Tecnologia que permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital, normalmente em discos óticos.
- Forms Processing ou Processamento de formulários: Tecnologia de processamento eletrônico de formulários que permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-los com campos nos bancos de dados.
- Workflow: Tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio dentro da organização
- KM ou Gerenciamento do conhecimento: Tecnologia que informatiza o processo de obter, gerenciar e compartilhar a experiência e especialização dos funcionários, com o objetivo de ter acesso à melhor informação no tempo certo.
As características de um sistema GED atualmente são:
- Categorização dos documentos;
- Tabela de temporização;
- Movimentação da imagem do documento;
- Controle do acesso físico ao documento;
- Nível de segurança entre usuários;
- Criptografia de documentos;
Por se tratar de uma tecnologia advinda da necessidade de informatização dos processos de gestão, daremos mais ênfase à tecnologia de workflow dentro do GED.
Workflow
A tecnologia de workflow é, hoje, uma oportunidade rara de mudança na infra-estrutura de informação corporativa, visando melhor alinhamento dos objetivos finais das organizações.
É a aplicação mais inteligente da tecnologia da informação, integrada a processos como catalisador de mudança organizacional.
Tendo-se como base a utilização de níveis de acesso, assinatura eletrônica e outras técnicas, um grande obstáculo que podemos encontrar na implantação desta tecnologia é a cultura dos usuários pois o simples fato de passar um documento por ele ou visualizá-lo já pode caracterizar vários fatos, tais como: data de acesso, assinatura, tempo de permanência em seu poder etc.
Esses fatos são parametrizados no sistemas de workflow para cada processo que for implantado.
No INSTITUTO, todos os processos de gestão devem, quando possível:
- ser informatizados tendo como infra-estrutura básica a INTRANET do Instituto;
- ser reanalisados e transformados de modo a facilitar o acesso distribuído às informações;
- estar integrados às bases de dados corporativos;
- facilitar o acompanhamento, controle e monitoramento dos resultados, além de fornecer a métrica utilizada para todos os usuários;
- integrar, quando possível, o processo com o processamento de imagem;
As características de um Sistema de Workflow atualmente são:
- Flexível: Capacidade de adaptação às necessidades e características do negócio;
- Atualizado: Trabalhar em ambiente WEB;
- Seguro: Introdução de níveis de segurança, desde o usuário final até o gerente do processo;
- Amigável: Facilidade de modelar e definir as etapas do processo de forma gráfica;
- Integração: Independência da Base de Dados;
- Integridade: Criptografia das informações;
No INSTITUTO os processos de gestão devem ser reanalisados e adaptados ao contexto de Workflow tornando-os eficientes e eficazes.
Podemos citar os seguintes processos: requisição de compras, solicitação de transporte, solicitação de diárias, reserva de itens bibliográficos, aquisição de itens bibliográficos, solicitação de passagens aéreas entre outros.
2 – CRM – Relacionamento com os clientes e fornecedores
Através da extranet é possível implantar uma comunicação direta com os clientes e fornecedores. O objetivo é reforçar a parceria entre as partes e manter um relacionamento estreito. A tendência entre as empresas é unirem esforços objetivando minimizar custos e otimizar a comunicação e trâmite de documentos e produtos.
3 – Comunicação interpessoal
Telefonia
Basta discar um determinado número e a ligação DDD passa a ser feita através do Backbone do Instituto. O custo total de uma ligação, dessa forma, fica reduzido pois se utiliza de uma ligação já existente;
Sistema de Mensageria
Sistema que garante o envio, recebimento e acompanhamento de mensagens através de redes de computadores.
O sistema de Mensageria do INSTITUTO será em um único ambiente servidor de e-mail segundo as diretrizes definidas, entre as quais:
- Economia de infra-estrutura física;
- Economia de infra-estrutura software e peopleware;
- Economia em treinamentos, padronização e segurança;
- Centralização da Administração do Serviço de Mensageria;
-
Determinados tipos de mensagens devem ser enviados via aplicativo específico de workgroup;
Serviço de E-mail
A estrutura de gerenciamento de e-mail deve ser única;
O aplicativo para envio e recebimento de e-mail deve ser padronizado dentro de Instituto;
Deve ser utilizado de forma estritamente profissional;
Deve ser obrigatório a todos os profissionais;
Aos profissionais do Instituto é obrigatório o uso de sinalizador de chegada de mensagem;
Sistema de Comunicação Colaborativa
Implantação de Ambiente de comunicação instantânea e colaborativa. Esse ambiente colaborativo facilita o engajamento das pessoas na solução dos problemas que surgem durante o ciclo de vida dos processos.
4 – Gestão do Conhecimento e do Capital Intelectual
§ Analisar as Novas Tendências em Educação nas Empresas;
§ Apresentar Alternativas para Gestão do Conhecimento e do Capital Intelectual;
§ Discutir Formas de Viabilização do Conceito de Universidades Corporativas, o Principal Instrumento da Gestão do Capital Intelectual;
§ Propiciar a implantação de patentes dos projetos e produtos;
Participação em Seminários e Congressos;
Índice de Produtividade de Artigos indexados ou não.
