Projeto: Modernização dos Processos de Gestão
Diagnóstico:
1 – Os profissionais de gestão estão muito voltados para a rotina operacional, quando deveriam dar suporte ao planejamento estratégico do Instituto;
2 – As decisões estão ficando mais complexas e menos técnicas. As informações necessárias são menos numéricas e mais abstratas e, por isso, os profissionais devem reformular suas atividades de modo a subsidiar a alta administração e o negócio do Instituto;
3 – É necessário um processo de desenvolvimento contínuo para manter e acompanhar as necessidades dinâmicas do Instituto, bem como as necessidades dos profissionais como indivíduos;
4 – O modelo atual de gestão de negócios não acompanha o dinamismo e a evolução do mercado e nem de suas áreas fins;
5 – A metodologia de comunicação interpessoal e a cultura tradicional impedem a disseminação de informação com a velocidade necessária para a eficácia das atividades.
Diretrizes básicas
- Como todo processo, deve ter um início e uma realimentação contínua de forma a preservar a finalidade desse processo;
- Como formulado nas Diretrizes Gerais : “O INPE adotará uma estratégia de não-verticalização de suas atividades, procurando contratar empresas especializadas para suprir suas necessidades de serviços e produtos.”
- Acompanhar a tendência mundial na gestão de negócios do Instituto;
Definição de Reengenharia
“A reengenharia é o repensar fundamental e a reestruturação radical de um processo que visam alcançar drásticas melhorias em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade”.
Conceito de Reengenharia
“É uma das etapas da implementação de mudanças nas organizações, que visa construir um novo modelo de funcionamento dos processos organizacionais com base na utilização da Tecnologia de Informação, como recurso estratégico e integrador. Constitui-se, assim, em uma nova abordagem da organização do trabalho”.
Objetivo do Plano de Modernização
Criar um mecanismo de trabalho que visa periodicamente reanalisar os processos de gestão com vistas a aplicação de inovações tecnológicas de gerenciamento da informação objetivando a otimização das atividades, redução de custos e a eficácia na obtenção dos resultados.
Objetivos do Processo de Modernização
- Reavaliar o processo de modernização com o objetivo de manter sua eficácia;
- Reduzir os custos operacionais com os negócios, através da coordenação de processos e do gerenciamento de informação;
- Promover como catalisador, a constante evolução das suas atividades meio e fins e da capacitação de pessoal;
- Adquirir autonomia na gestão dos recursos de Tecnologia de Informação;
Pressupostos:
- Formação de grupos de ação de nível tático e operacional;
- Utilização de metodologia da reengenharia de processos ou a mais
atualizada;
- Utilização da Tecnologia de Informação;
- Capacitação e engajamento do pessoal envolvido;
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Aspectos abordados na modernização:
- Gestão da Tecnologia da Informação;
- Gestão de Pessoal;
- Gestão da Infra-estrutura Física;
Gestão da Tecnologia da Informação
Pretende-se com a gestão da TI tornar os sistemas, integrados, de forma a suprir a demanda de informações de apoio à tomada de decisões a todos os níveis hierárquicos do INPE.
De forma planejada todos os sistemas, adquiridos ou desenvolvidos internamente deverão fornecer automaticamente subsídios para a Gestão Estratégica do INPE.
O acompanhamento da evolução da tecnologia computacional será feito com a profundidade suficiente para o alcance das metas do INPE sem a preocupação de alcançar a excelência em desenvolvimento de sistemas e serviços, mas com a excelência na utilização de sistemas e serviços computacionais.
O desenvolvimento, a aquisição e implantação de sistemas serão vistos como um recurso a ser gerenciado. A informática dispõe hoje de diversas ferramentas e tecnologia que torna muito difícil, para uma equipe interna, o acompanhamento do desenvolvimento se comparada com uma empresa especificamente destinada para tal fim.
O desenvolvimento de sistemas será deixado a cargo de empresas especializadas, que possuem pessoal altamente qualificado que se utiliza de técnicas e ferramentas mais atualizadas e deverá ser acompanhado por equipes internas designadas “ad hoc” composta de analistas de sistemas, pertencentes às diversas unidades organizacionais do INPE, com a finalidade de absolver a tecnologia utilizada e analistas de negócios com a finalidade de gerenciar o desenvolvimento.
Deve ser formada uma equipe de estudos e análise das necessidades do Instituto, relacionadas a TI e as diversas metodologias desenvolvidas para o melhor gerenciamento dessa área no mercado.
As organizações, a princípio, iniciam essas atividades internamente até que detectam sua falta de eficácia. No caso das atividades da área de TI já é consenso que as organizações devem manter, em seus quadros de funcionários, apenas os responsáveis pela administração das atividades desenvolvidas por terceiros e gerenciá-las de forma a mantê-las na direção dos objetivos do negócio das suas organizações.
Algumas das razões para isso:
§ O custo começa a ser tornar alto, devido a constante evolução dos mecanismos de controle da área de informática;
§ A velocidade da evolução da tecnologia adotada nos equipamentos e a quantidade de software, sistemas e pessoal envolvidos;
§ Os cursos para os responsáveis pelo desempenho das atividades dessa área, são muitos e caros;
§ Nessa área se encontram diversas atividades que requerem especializações constantes para sua eficácia. Devido a isso houve um crescimento, no mercado, de empresas de consultorias e fornecedoras de soluções para cada especialização.
As organizações já vislumbraram que a adoção de parceria com fornecedor é o melhor caminho para a obtenção de melhor taxa benefício vs. custo na gestão de TI. Para tanto a equipe de TI deve promover contratos de modo que a evolução da tecnologia e o fornecimento das atualizações do parque tecnológico dentro da organização seja preocupação de empresas parceiras, terceirizadas, que estejam sintonizadas com as suas necessidades. Muitos dos requisitos para aquisição de tecnologia podem ser parametrizadas e, portanto pré-definidas e contratadas, minimizando várias etapas dos processos de licitações, compras, recebimento etc.
