GESTÃO DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DE DADOS
Considerando :
- as atribuições do Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados – CGICD;
- as atribuições, atualmente em vigor, do Serviço de Recursos Computacionais – SRC;
- a tendência em outras instituições – e mundial – para a organização da área de Informática;
- a literatura a respeito do assunto Gestão da Informática e Informação;
- a situação atual e os aspectos culturais do instituto;
e mais os seguintes aspectos:
A informática, é um recurso imprescindível para qualquer organização e pode-se dizer, também para qualquer pessoa, pois propicia o uso de informações rápidas e eficientes para tomar decisões tornando essencial para o desempenho das atividades. Neste caso, estamos considerando apenas os recursos da tecnologia de informática e a infra-estrutura utilizadas especificamente para a gestão de processos e atividades administrativas as quais são compartilhadas por toda a comunidade do Instituto.
A informática no Instituto está segmentada entre suas diversas unidades, tais como, CPT, SERE, LIT, CAD, CRC etc., e cada uma delas administra seus recursos de acordo com suas peculiaridades, inclusive de uma forma autônoma.
O Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados – CGICD é o fórum de uso comum de todo o Instituto com as atribuições principais de : elaborar políticas e diretrizes, coordenar a contratação de serviços, buscando as melhores soluções técnicas e a otimização dos recursos envolvidos, assessorar a Comissão Permanente de Licitação na aquisição de equipamentos etc.
O Serviço de Recursos Computacionais – SRC atende somente a área administrativa, mais especificamente às Unidades SID, SAS, SIA, CPN, com a manutenção de sistemas que automatiza apenas as atividades operacionais locais, atuando até hoje da mesma forma que há anos faziam os chamados CPD’s. Suas atividades concentram-se na manutenção e adaptação de sistemas administrativos localizados.
Até hoje a abrangência dos sistemas não supri a demanda de informações para tomada de decisões a todos os níveis hierárquicos. Para redirecionar o escopo de atuação, os seus técnicos, analistas de sistemas, devem ser capacitados para atuarem como analistas de negócios, com visão institucional.
Além disso, como a informática não é área finalística do Instituto, o desenvolvimento, aquisição e implantação de sistemas deve ser visto como um recurso a ser gerenciado. Não há mais sentido o desenvolvimento de sistemas de abrangência institucional, internamente, tendo em vista o alto custo para a manutenção de equipes especializadas. Além do que, a evolução da tecnologia computacional avança em passos gigantescos, havendo dificuldades para o acompanhamento dessa evolução.
A informática dispõe hoje de diversas ferramentas e tecnologia que torna muito difícil, para uma equipe interna, o acompanhamento do desenvolvimento se comparada com uma empresa especificamente destinada para tal fim.
Portanto, neste caso, o desenvolvimento de sistemas institucionais deve ser deixado a cargo de empresas especializadas, que possuem pessoal altamente qualificado que se utiliza de técnicas e ferramentas mais atualizadas. Este serviço deve ser acompanhado por equipes internas designadas “ad hoc” composta de analistas de sistemas, pertencentes às diversas unidades organizacionais do Instituto, com a finalidade de absolver a tecnologia utilizada e analistas de negócios com a finalidade de gerenciar o desenvolvimento.
As atividades de gerenciamento de Servidores de Aplicativos, da Internet, de Banco de Dados e de Correio Eletrônico são atividades que requerem melhor desempenho e o SRC pode prover se capacitado. É necessário prover a segurança: de acesso aos bancos de dados corporativos, às mensagens recebidas e enviadas via e-mail, às páginas do “site” Institucional, da manutenção da configuração dos Servidores de modo a otimizar seu desempenho e manutenção. É uma atividade que pode ser executada, seguramente por técnicos responsáveis, com treinamento adequado e comprometidos com essa função.
Hoje os servidores de e-mail estão comprometidos, tendo sido utilizados para distribuição de mails comerciais; não têm a segurança necessária para o trânsito de informações e documentos confidenciais do Instituto.
Quanto a administração de Rede, é necessário delinear melhor suas atribuições e as Redes Locais; Rede é o conjunto formado pela espinha dorsal (cabos e fibras óticas) que interliga as Redes Locais, existentes no campus do Instituto e, pelo nó (equipamentos) de conexão com a FAPESP. Rede Local é aquela formada por um servidor de rede e os equipamentos, em geral micros, conectados a ele, formando um conjunto fechado.
Cada nó desta rede é administrado por uma pessoa distinta, em suas unidades, o que dificulta o aprimoramento da qualidade dos serviços.
O Instituto, adquiriu um software para gerenciamento de rede, porém nunca foi utilizado. Esse software fornece recursos ao administrador para maximizar o desempenho da rede, conhecendo e solucionando os obstáculos que dificultam o trânsito de informações.
O Instituto, como provedor de acesso, tem ligação direta com a FAPESP que é o órgão responsável pela gestão da Internet no país. Deve, portanto, participar mais politicamente junto à FAPESP e de outros fóruns sobre redes objetivando abertura de novos canais e trazer novos recursos.
Conforme a Estrutura Organizacional vigente, somente na CAD existe uma Unidade para as atividades relativas a informática; nas demais unidades essas atividades, muitas vezes, são executadas pelos próprios usuários e/ou por grupos de pessoas com treinamento específico, porém sem uma coordenação geral com fins organizacionais.
Solução: Gestão Integrada de Recursos de Informática e Comunicação de Dados
Alguns recursos e atividades relativas a informática e comunicação de dados, de uso comum de todos, devem ser gerenciados de forma centralizada de forma a atender as necessidades das Unidades Organizacionais e dos usuários, porém dentro do contexto e finalidade do Instituto. São aqueles recursos e atividades de interesse comum, na comunidade do Instituto, que através de um gerenciamento com visão institucional proporcionam condições para o alcance dos seguintes objetivos :
· minimizar recursos (custos) com aquisição de equipamentos, serviços e sistemas;
· proteger a propriedade intelectual no Instituto;
· minimizar superposição de atividades e redundância no armazenamento de informações;
· integrar sistemas e informações ;
· divulgar e disponibilizar informações e dados de interesse comum;
A Gestão dos Recursos de Informática e Comunicação de Dados, no Instituto, deve ser atribuição de uma equipe cujas responsabilidades são as seguintes :
- coordenar, propor, especificar e supervisionar a implantação de soluções de Tecnologia de Informática;
- coordenar o desenvolvimento, aquisição e implantação de sistemas de cunho administrativo e de abrangência institucional – não departamental;
- coordenar a aquisição, disseminação e distribuição de bens e serviços de informática e comunicação de dados aos usuários finais;
- coordenar e promover contratos de parcerias, com órgãos públicos e privados, para definição, desenvolvimento, aquisição e implantação de software, aplicativos e equipamentos de informática para quaisquer fins dentro do Instituto, tanto da área meio como da área fim;
- gerenciar a Rede INPE – backbone – e a rede segura da Direção do Instituto;
- gerenciar o Servidor de correio eletrônico e outros servidores institucionais, da Internet, da Intranet, de Banco de Dados e de Aplicativos objetivando sua segurança e otimização;
- acompanhar a tecnologia disponível no mercado, selecionando e propondo soluções aos negócios do Instituto;
- gerenciar a segurança dos recursos computacionais, selecionando, elaborando e implantando soluções para uso no campus do Instituto, acompanhando a evolução tecnológica disponível no mercado;
- interagir e dar apoio ao Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados – CGICD;
- administrar os contratos relativos à comunicação : FAPESP, EMBRAER, TELEFÔNICA etc;
Parte da equipe técnica do SRC deve redefinir e otimizar suas atribuições de apoio e de manutenção dos equipamentos Servidores Institucionais, mantendo treinamentos e capacitação de seu pessoal para atingir os objetivos descritos. Alguns analistas de sistemas devem manter suas atividades diretamente nas unidades para as quais hoje prestam serviços.
Devido a ausência de uma Gestão centralizada da Informática (cada um per si) um orçamento vultoso, de origem do Tesouro ou de Fundações, está sendo mal aplicado na aquisição de software, hardware e peopleware, tais como:
- Equipamentos que retornam ao fabricante, para troca, por falta de zelo na especificação;
- Treinamento e capacitação de pessoal não continuados e mal planejados;
- Os Sistemas de Controle de Compras e Almoxarifado (SSA);
- Sistema de Controle Ambulatorial (SAS);
- Sistema de Controle de Processos Jurídicos (AJR);
- Sistema de Controle de Acesso ao Instituto (SIA);
- Sistema de Prontuário Digital de Servidores (CRH);
- Software básicos adquiridos no varejo, sem planejamento e sem visão institucional;
- Software incompatível e obsoleto;
- etc
Por fim, acreditamos que, independente da criação ou definição de uma Unidade Organizacional com esse objetivo de Gerir a Informática e Comunicação de Dados neste Instituto, muito já pode ser feito, se a Direção se utilizar (da assessoria) do auxílio desta equipe e das atribuições e responsabilidades do Comitê Gestor de Informática e Comunicação de Dados respaldando suas diretrizes e formulações que devem vir ao encontro da Missão deste Instituto.
Vale lembrar que, por motivos culturais, incredulidade nas responsabilidades adquiridas ou da prática da cidadania, pouco foi feito por nós para otimizar esse Processo de Gestão da Informação mas, já é um começo de interesse e responsabilidade esse levantamento e sugestão que aqui apresentamos.
Post Nubila Phoebus (Depois da tormenta a bonança)
Copyright 2001 – Luis Du Champs
