Introdução
A modernização de processos de gestão é um processo que deve ser implementado obrigatoriamente, por uma empresa, para a sua permanência nesse mercado essencialmente competitivo. Os administradores, que acompanham a tendência mundial, já vislumbram que a empresa que não investir nesse processo poderá perder mercado e sofrer sérias conseqüências. Poderá ser incorporada por outra empresa mais dinâmica ou simplesmente deixará de existir, enfim verá seus investidores se transferindo para outra empresa.
Mesmo os órgãos do governo, em consonância com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, devem seguir essa tendência mundial para acompanhar a evolução tecnológica na área de gestão objetivando a eficiência e eficácia necessária ao desempenho das atividades fins. Sem esse acompanhamento suas atividades de produção ficarão cada vez mais “presas” às deficiências e “gargalos” das áreas “meio” que fornecem insumos básicos para as atividades fins.
Anteriormente a freqüência das atualizações tecnológicas era muito baixa se comparada com a freqüência atual. Isto permitia que as organizações permanecessem mais tempo sem investimento em suas áreas fins e, com muito menos necessidade, nas suas áreas de gestão cujos mecanismos de controle e manutenção eram os mesmos utilizados há décadas.
Vamos nos ater apenas na área de gestão, onde o nível de informatização, mesmo com a introdução de tecnologia desenvolvida especificamente para automação de escritório, tais como os “Office´s” que integram vários serviços, desde telefonia, edição e mensageria, não fizeram crescer a produção nessa área nem 15% do que já se produzia antes. Só para lembrar, na área fim a informatização chegou até à robotização, o que tornou a produção muitas vezes maiores do que o nível anterior.
O problema é que a informática suportou os negócios nas organizações com sistemas de gestão, construídos verticalmente, com o objetivo de atender a funções específicas do negócio. Atingiam, quando muito, as tarefas repetitivas quando na verdade deveriam atingir os processos, que as organizações já praticavam horizontalmente.
Não havia necessidade de grandes investimentos nessas áreas porque a velocidade da mudança de tecnologia e quebras de paradigmas eram tais que pequenos esforços já eram suficientes para acompanhar a tendência tecnológica para continuar no nível de produção que se desejava.
Com o advento da microinformática os técnicos nessa área começaram a enxergar um nicho de automatização que antes era difícil de ser visto, entendido e sequer implementado. Hoje mesmo com a introdução de alguma tecnologia, tais como, aplicativos setoriais, redes de microcomputadores e até mesmo intranet não impedem que outras organizações se tornem mais competitiva.
Porque isto está ocorrendo? Porque o que está em jogo é o que chamamos de Gestão da Tecnologia.
As organizações descobriram que o simples fato de outra organização absorver como é o fluxo de dados da primeira já era suficiente para garantir a concorrência e dividir seus lucros, com a mesma produção.
Grandes empresas de informática, fabricantes de ferramentas, tais como, ERP, CRM, KM etc visando a automação de gestão, estão ganhando muito dinheiro implantando esse tipo de ferramenta de gestão em grandes empresas, principalmente naquelas cuja fronteira ultrapassa o país de origem.
O que faltou observar, aos administradores das organizações, é que durante a fase de estudo e levantamento das necessidades de automatização dos processos administrativos da organização essas empresas contratadas estavam, na verdade, absorvendo o conhecimento interno da organização, em termos de fluxo de dados, em termos de processos de controle e acompanhamento do trabalho burocrático que poderia muito bem ser transferido para outras organizações como espionagem administrativa.
Até hoje há empresas implantando esse tipo de sistema de forma imatura sem vislumbrar que podem estar “entregando o ouro para os bandidos / concorrentes”. Aquele que se reorganizar e otimizar o fluxo de dados e a burocracia pode ganhar mercado antes dos outros.
Para uma organização que visa permanecer no mercado, nada adianta investir na tecnologia de desenvolvimento e fabricação de melhores produtos se não investir nos processos de compra, na integração com fornecedores, na comunicação de dados e informações com os empregados e parceiros, na integração dos sistemas de gestão, tais como: solicitação de mão de obra interna, passagens, material de consumo, transporte, gerenciamento de documentos enfim todos os processos de gestão. Até mesmo os processos de produção são automatizados de forma que a relação benefício / custo permita a permanência da instituição no mercado.
Os “gargalos” existentes, no fluxo de dados e informações, durante a execução de uma atividade, em qualquer área de uma empresa são o que retarda a produção. Tendo isso como base é que tem surgido, no mercado, várias soluções para otimização dos processos de gestão. São as ferramentas de Workflow, que apresentarei na próxima edição deste assunto.
